Yönetim Kurulu İletişimi
“Fortune 500”de yer alan şirketlerin %80’inden fazlası, kurumsal belgeleri güvenli şekilde barındırmak ve dağıtmak için iDeals’a güveniyor
Modern şirket yönetim kurullarının karşılaştığı zorluklar
Yönetim kurulu iletişimi, büyük miktarda gizli belgenin yönetilmesini ve dağıtılmasını içerir ve bu yönetim kurulu üyeleri dünyanın etrafına yayıldığında işler karmaşıklaşabilir. Yönetim kurulu üyelerinin çoğunlukla karşılaştığı bazı tipik zorluklar bulunmaktadır:
- Teşebbüslerin ana faaliyetlerle ilgili belgeleri hızlı ve güvenli şekilde alıp vermesi gereklidir
- İdari uygunluk gereksinimleri gitgide daha karmaşık hâle gelmektedir
- E-posta ve kişisel dosya paylaşım hizmetleri, kurumsal veri güvenliği gereksinimlerini karşılamamaktadır
- Veri güvenliğinin ihlali riski, kurumsal uygunluk için ciddi bir sorun teşkil etmektedir
- Yüzlerce sayfadan oluşan basılı yönetim kurulu toplantı dosyalarını sıraya koymak, yazdırmak ve dağıtmak zaman alıcı ve pahalıdır
Yönetim kurulu toplantılarını yönetebileceğiniz ve yürütebileceğiniz yönetim kurulu portalı
iDeals Sanal Yönetim Kurulu Toplantı Odası, yönetim kurulu toplantı odası iletişimlerini yönetmek için son derece güvenli olmasına karşın kullanımı kolay bir ortam sunan, bulut tabanlı ve güvenli bir platform olan iDeals Sanal Veri Odası tarafından işletilmektedir. Kağıda dayalı bir sistemi çevrimiçi yönetim kurulu toplantı odası portalına taşımak, bir kuruluşa sayısız fayda sağlayabilir.
- Yönetim kurullarına nerede olurlarsa olsunlar, hem çevrimiçi hem de çevrimdışı olarak yönetim kurulu materyallerine ve diğer önemli şirket belgelerine erişim sağlayın
- Toplantı öncesi yönetim kurulu materyalleri dağıtın ve toplantılar arasında yönetim kurulunu güncel tutun
- Yönetim kurulu komitelerinin faaliyetleri hakkında güncelleme sağlayın
- Yönetim kurulu ve yönetim ekibi arasındaki iletişimi kolaylaştırın
- Şirket yönetimini ve sorumluluk bilincini iyileştirin
- İdari işlere daha az zaman harcayın ve asistanların toplantı içeriğine ve katılımcıların ihtiyaçlarına daha fazla odaklanmasını sağlayın
Yönetim kurulu portalı üzerinden hangi belgeler paylaşılabilir?
Yönetim kurulu portalı, uzun zamandır tek yönlü iletişim aracı olarak değerlendirilmektedir. Ancak yeni interaktif teknolojilerin piyasaya sunulmasıyla birlikte iki yönlü iletişim olanakları da ortaya çıkmıştır. iDeals Sanal Veri Odası, aşağıdakiler gibi son derece hassas belgeleri paylaşmanın yanı sıra Soru/Cevap bölümü üzerinden iletişim kurulmasına da olanak sağlar:
- Yatırımcı sunumları
- Risk yönetimi raporları
- Operasyonel planlar ve büyüme planları
- Hizmet bedeli politikaları ve teşvik planları
İDeals Sanal Veri Odası'na bugün başlayın
Yönetim kurulu materyallerinize dilediğiniz yerden erişin
Kullanıcılar, iDeals yönetim kurulu portalı ile yönetim kurulu paketlerine diledikleri zaman, diledikleri yerden erişebilir. Bu, özellikle bir veya daha fazla yönetim kurulu üyesi seyahat hâlindeyken çok işe yaramaktadır. Kendileri için daha fazla zaman ve esnekliğe sahip olan yöneticiler, önemli stratejik görüşmeler yapmak için daha iyi hazırlanır.
- Yönetim kurulu üyeleri, yüksek hacimli bilgilere diledikleri yerden kolay ve güvenli şekilde erişebilir
- Yönetim kurulu üyeleri, İnternet erişiminin olduğu her yerde yönetim kurulu paketini incelemek, Soru/Cevap bölümündeki tartışmalara katılmak ve not düşmek için çevrimiçi veya çevrimdışı çalışabilir
- Tam metin arama özelliği, bilgilere ve belgelere hızlı erişim sağlamaktadır
- Sağlam Soru/Cevap sistemimiz yönetim kurulu üyelerinin hassas bilgileri tartışmasına yardımcı olur
- SOX uyumlu denetim kaydı, veri güvenliği ihlalleri riskini azaltır
Yönetim kurulu iletişim yönetiminin faaliyetini iyileştirin
Fiziki yönetim kurulu toplantı paketlerinin oluşturulması, tüm katılımcıların en son sürümü kullandığından emin olmak için güncellemelerin yönetim kurulu üyelerine kurye ile gönderilmesini gerektiren, günler veya haftalar sürebilecek çağ dışı bir kâbustur. Sanal yönetim kurulu odası yazılımımız, bu süreyi birkaç saate indirebilmekte ve karşılaşabileceğiniz diğer sorunları çözebilmektedir.
- Yapılan her değişiklik hızlı ve kolayca uygulanır; en son belge sürümleri merkezî portala yüklenir ve tüm yönetim kurulu üyelerinin cihazlarında otomatik olarak eşitlenir
- Tüm taraflar, nerede bulunurlarsa bulunsunlar aynı sayfa üzerinde çalışır
- Şirket bilgilerine uygun erişim sağlamak için sekizden fazla role dayalı belge izin seviyesi uygulayın
- iOS, Windows ve Android için özel olarak tasarlanmış uygulamalarımızı kullanarak tüm mobil cihazlardan yönetim kurulu portalına erişin
Askeri düzeyde belge ve altyapı güvenliği
Şirket belgelerinizin güvenliği her zaman en büyük endişe konusudur. Yönetim kurulu materyalleri postada veya kuryede kaybolabilir. Dijital yönetim kurulu odası ile bu riskler sanal olarak ortadan kalkar.
- Veri merkezi güvenliği, sıkı erişim politikası ve gözetim ile garanti edilir. Buna ek olarak, tüm veri merkezlerimiz SOC2 uyumlu ve ISO 27001 onaylıdır.
- Önemli sistemlerin tüm bileşenlerine uygulanan 3. seviye (2N) yedeklilik, sektörün lideri %99,95 çalışma süresini garanti eder
- eriler, 2048 bit anahtar şifreleme kullanılan 256 bit SSL/TLS protokolü kullanılarak şifrelenir
- İki basamaklı kimlik doğrulama özelliğimiz, bir şifre ve mesaj ve gönderilen bir kod gerektirir
- Dinamik filigranlar ve Çit Görünümü özelliğimiz, izinsiz belge dağıtımını önler
- Uzaktan silme: Tüm kullanıcı cihazlarından dosya erişim izinlerini geri alın
- Denetim günlükleri, endüstri yönetmeliklerine uygunluk sağlamak ve yasal kayıtları saklamak amacıyla sanal yönetim kurulu portalındaki her eylemi belgeler
En başarılı teşebbüsler, yönetim kurulu portallarını kullanır
Pek çok şirket, şirket bilgilerinin barındırılması ve paylaşılması için olmazsa olmaz iş araçları olarak sanal yönetim kurulu portallarını kullanmaktadır. Kısa süre önce KPMG’nin Denetim Komitesi Enstitüsü tarafından yapılan bir araştırmaya göre, önde gelen küresel teşebbüsler hızlı bir şekilde çevrimiçi yönetim kurulu odası yazılımını benimsemektedir.
- Kıdemli yönetim ve yöneticilerin yarısı, şirketlerinin şu anda bir sanal yönetim kurulu portalı kullanıldığını ve diğer yüzde 20’si ise önümüzdeki 6-12 ay içinde kullanmayı planladıklarını söylemiştir
- Araştırmaya katılanların yüzde 18’i, yönetim kurulu üyelerine portala erişmeleri için bir mobil cihaz sağlamıştır ve diğer bir yüzde 20’lik bir kesim, önümüzdeki sene bunu yapmayı planlamaktadır
- Yönetim kurulu üyelerinin yarısından fazlası (yüzde 55’i), yönetim kurulu portalı yazılımın yönetim kurulunun faaliyetini önemli ölçüde iyileştirdiğini kabul etmektedir
- Yüzde 70'lik bir kesim, yönetim kurlu portalının “gerçek zamanlı” olarak yönetim kurulu tutanakları, şirket bilgileri ve daha pek çok veri ile güncellendiğini söylemiştir.
